A létesítményüzemeltetés felelősségi- és feladatköre rendkívül széles skálán mozog. Célja, hogy biztosítsa a létesítmény zavartalan és optimális működését, hogy az abban működő szervezet a fő tevékenységére fókuszálhasson. Az ingatlan méretétől, típusától és a benne folyó tevékenységétől függően a facility management szolgáltatási köre is változhat. Jellemzően magába foglalja az épületekhez kapcsolódó karbantartási és műszaki szolgáltatásokat, valamint a munkavégzéshez kapcsolódó biztonsági, információs, kommunikációs, étkezési és egyéb menedzsment szolgáltatásokat is. Ahhoz, hogy a létesítményüzemeltetés valóban hatékony és jövedelmező legyen, a facility managereknek számos dologra kell figyelniük munkájuk során. Alábbi cikkünkben ezeket mutatjuk be egy innovatív megoldással együtt, amely nagyban megkönnyítheti a szakemberek munkáját. Vágjunk is bele!

Karbantartás

A tervezett karbantartási munkálatok beütemezése és végrehajtásának ellenőrzése a létesítményüzemeltetés egyik legfontosabb feladata. A rendszeres karbantartás hozzájárul az ingatlan- és eszközállomány állapotmegóvásához, valamint ahhoz, hogy a létesítmény, valamint az azt körülvevő terület optimálisan működjön a maximális hatékonyság és biztonság érdekében. Vannak törvényileg előírt karbantartartási feladatok is, például a felvonók, légtechnikai és tűzvédelmi berendezések ellenőrzése és karbantartása, amelynek határidő előtti végrehajtása szintén a létesítményüzemeltetés feladata.

A karbantartási munkák kimaradása késedelmes, vagy nem minőségi elvégzése ronthatja a létesítmény állapotát, személyi vagy tárgyi sérülést okozhat és hatósági büntetést vonhat maga után. A tervezett karbantartási munkálatok mellett, a váratlanul fellépő és ad-hoc javítási feladatok is a létesítményüzemeltetés hatáskörébe tartoznak.

A rendszeres karbantartás, illetve a meghibásodások gyors és hatékony kezelése kulcsfontosságú jelentőséggel bír az ingatlanok zavartalan üzemeltetése érdekében.

Gazdaságos és fenntartható üzemeltetés

A facility managereknek a biztonságos és szakszerű üzemeltetés mellett a gazdaságosságra is figyelniük kell. A világítási, fűtési-hűtési, karbantartási, biztonsági és egyéb kiadások sok vállalat számára a létesítményüzemeltetést az egyik legjelentősebb kiadássá teszik. A közüzemi és egyéb járulékos költségek emelkedése miatt a gazdaságos üzemeltetés egyre nagyobb kihívással jár. A megnövekedett költségek fedezésére nem minden esetben alkalmazható stratégia az áremelés, ezért alternatív megoldásokra van szükség. Az egyik leghatékonyabb költségcsökkentő intézkedés a digitális létesítményüzemeltetésre való átállás. Ennek a megoldásnak a segítségével tervezhetőbbé válnak a munkafolyamatok a facility managerek számára, és teljes képet kapnak az ingatlan- és eszközállományról valamint a bevétel- és költséghelyekről. Ezek mind hozzájárulnak a létesítmény költséghatékony működtetéséhez.

Tűz- és munkavédelem

A tűz- és munkavédelem szintén egy olyan feladatkör, ami kiemelt figyelmet igényel a létesítményüzemeltetés során. A létesítmény tűz- és munkavédelmi szabályzat kidolgozása, a törvényileg előírt oktatások megszervezése és lebonyolítása, a tűzvédelmi és munkavédelmi megbízotti feladatok elvégzése, valamint az ehhez kapcsolódó tanácsadás is a munka része, mint ahogyan a hatályos jogszabályok monitorozása is.

Ebbe a feladatkörbe tartozik a menekülési útvonalak jogszabály szerinti kialakítása is. A facility managereknek ügyelniük kell a látási és tájékozódási feltételek megteremtésére, azaz a biztonsági világítás és a menekülési útirányt jelző biztonsági jelek megfelelő elhelyezésére is.

Szerződéskezelés

A létesítményüzemeltetés magába foglalja az alvállalkozói, beszállítói és egyéb szolgáltatói szerződések megkötését és kezelését is. Ide tartozik a takarítói, a biztonsági, a karbantartási, a szerelői és sok egyéb szolgáltatói szerződés is. Ezeknek a szerződéseknek a kezelése, aktualizálása és esetenként a feltételek újratárgyalása rengeteg figyelmet igényel a facility managerektől. Emellett természetesen a beszállítói szerződésben foglalt határidők betartatására és a megegyezés szerinti munkafolyamatok megfelelő színvonalú elvégzésére is ügyelniük kell. Ne feledkezzünk meg a közművekkel kötött szerződésekről sem. Ezek naprakészen tartása, illetve a megjelölt gyakoriságú mérőóra leolvasása és a fogyasztás bejelentése, valamint a számlák határidőre történő befizetése szintén olyan gyakori feladatok, amelyekre időt és figyelmet kell fordítania a létesítménygazdálkodóknak.

A másik oldalon, a bérleti szerződések karbantartása is az ingatlangazdálkodás felelőssége. Ezek a dokumentumok is számtalan kiemelten fontos adattal rendelkeznek: díjak, érvényességi idő, feltételek, fényképek, jogi és műszaki dokumentáció, műszaki leírások és így tovább.

A bérleti és szolgáltatói szerződések hatékony kezelése, számontartása és számonkérése létfontosságú a jövedelmező létesítményüzemeltetés szempontjából.

Szabályozások, normák, előírások

Az hatósági jogszabályok nyomon követésére, valamint azok betartására és betartatására is kiemelten oda kell figyelniük a facility managereknek. A tisztasági, higiéniai és biztonsági előírások a COVID járvány miatt tovább szigorodtak, így a korábbiaktól teljesen eltérő, gyors és radikális intézkedésre volt szükség.

A létesítmény típusától, méretétől és hasznosításától függően előfordulhatnak alkalmi és rendszeres ellenőrzések és auditok is, amelykre való felkészülést szintén a létesítményüzemeltetőnek kell biztosítania.

Hogyan segíthet a digitális létesítményüzemeltetés?

A fenti lista csak egy részét tartalmazza azoknak a teendőknek és területeknek, amire a létesítményüzemeltetés során oda kell figyelnie a szakembereknek. Szerencsére már vannak olyan megoldások, amelyek egy sor terhet levesznek a vállukról miközben a munkájuk hatékonyságát is növelik. Egy digitális létesítménygazdálkodási szoftver pont ilyen. Segít a tervezett karbantartások ütemezésében és monitorozásában, valamint a munkalapkezelésben is. Tervezhetővé teszi a folyamatokat, ezzel is támogatva az erőforrás menedzsmentet. Átlátható üzemeltetést biztosít, amellyel segíti a megtérülő gazdálkodást. Leegyszerűsíti és optimalizálja a szerződés-, az eszköz- és a dokumentumkezelést, valamint a területgazdálkodást is.

Mindent összevetve a digitális létesítményüzemeltetés megbízható támaszt nyújt a facility managerek számára: jelentős terhet vesz le a vállukról, miközben kiszámíthatóbbá és jövedelmezőbbé teszi a működtetést.